Preskočiť na hlavný obsah

Elektronická komunikácia so štátom

Elektronická komunikácia so štátom má mnohé výhody, od vybavenia agendy v pohodlí domova, cez nižšie poplatky až po možnosti automatizácie. V praxi to však nemusí byť vždy jednoduché. Tento návod popisuje základné praktické rady pre komunikáciu so štátom.

Obsah

Tento návod je pre vás k dispozícii aj vo forme videa, ktoré nájdete na YouTube kanáli Slovensko.Digital.

Čo je možné vybaviť elektronicky?

Podľa zákona o e-governmente by mal občan väčšinu vecí vedieť vybaviť elektronicky. Výminkou sú povinnosti, kde je nutná osobná prítomnosť (napr. výsluch na polícii, súdne pojednávanie…). V praxi sa však bežne stáva, že úrad núti občana do papierového vybavenia, pretože samotní úradníci nevedia ako postupovať pri elektronickej komunikácii, ktorá je pre nich nová.

Kedy je vhodné alebo nutné komunikovať elektronicky?

Elektronická komunikácia prináša niekoľko výhod:

  • možnosť zaslania žiadosti z domova v ľubovoľnom čase, aj mimo úradných hodín elektronické podania spravidla majú nižšie poplatky
  • nemusíte chodiť na poštu pre odpoveď a komunikácia je preto často rýchlejšia
  • umožňuje prepojenia na iné informačné systémy a následne automatizáciu pre hromadné spracovanie

Avšak ani elektronická komunikácia nie je úplne bez nevýhod. Či sa elektronicky oplatí komunikovať je potrebné zvažovať pre jednotlivé prípady. Elektronická komunikácia nie je tou najvýhodnejšou ani najrýchlejšou voľbou. Je preto dobré sa vopred zamyslieť a zvážiť, či to čo idete riešiť, naozaj ľahšie vybavíte elektronicky, ak napríklad:

  • máte problémy s inštaláciou a nastavením programov potrebných pre elektronickú komunikáciu
  • druhá strana, s ktorou komunikujete je neznalá alebo nepripravená riešiť (prijímať, posielať, podpisovať atď.) veci elektronicky
  • potrebujete poradiť, je to niekedy rýchlejšie osobne (aj napriek existujúcim online podporám)
  • keď skúšate niečo úplne nové, prípadne ide len o jednorázovú vec

Zároveň platí, že sa v niektorých situáciách nedá elektronickej komunikácii vyhnúť , napríklad pre právnické osoby existujú povinnosti, ktoré kde je nutnosť komunikovať so štátom elektronicky daná zákonom. Väčšina právnických osôb na Slovensku má od augusta 2017 povinne aktivované schránky na doručovanie, čo znamená, že štát zasiela úradnú poštu (do vlastných rúk) do elektronických schránok právnických osôb. Taktiež daňové priznania právnických osôb a živnostníkov je povinné podávať elektronicky.

Elektronická schránka, odosielanie podaní a podpisovanie

Väčšina komunikácie so štátom sa deje cez ústredný portál verejnej správy (www.slovensko.sk) alebo cez špecializované portály (napr. portál finančnej správy, portál sociálnej poisťovne a iné). Štát naopak zasiela správy do schránok na slovensko.sk, pričom aby sa tak stalo je potrebné mať schránku aktivovanú na doručovanie. V momente, keď schránku na doručovanie aktivovanú máte, má štát povinnosť zasielať vám úradnú poštu elektronicky. Zaslanie úradnej pošty fyzickou poštou je v tomto prípade považované za porušenie zákona o e-governmente zo strany štátu.

Tip: Väčšinu podaní je podľa zákona možné vybaviť aj zaslaním všeobecnej agendy na príslušný úrad. Všeobecná agenda je voľný text, podobný bežnému emailu.

Tip: Ak zašlete podanie na úrad, ktorý nemá kompetenciu sa vašou žiadosťou zaoberať, má povinnosť túto žiadosť postúpiť na úrad, ktorý vec vybaví.

Autorizácia podaní a podpisovanie

Samotné podania musia spravidla byť autorizované, pričom autorizácia môže mať rôzne formy. Najčastejším spôsobom autorizácie podania je jeho podpísanie kvalifikovaným elektronickým podpisom. Na takéto podpísanie je možné využiť elektronický občiansky preukaz, prípadne iné komerčné riešenia. Niekedy však podanie stačí odoslať zo štátneho portálu a nemusí byť inak autorizované. Riešenie sa líši od prípadu k prípadu, jednoznačná odpoveď neexistuje.

Dokument alebo podanie podpísané kvalifikovaným elektronickým podpisom má vo slovenskej legislatíve právnu silu vlastnoručného podpisu. K podpisu je bežne v praxi pridaná aj kvalifikovaná elektronická časová pečiatka a v tomto prípade ide o úradne osvedčený podpis (t.j. ako keby ste dokument podpísali u notára). Prístup k bezpečnostným kódom občianskeho preukazu ako aj občiansky preukaz je preto nutné dôsledne chrániť a nikomu ich za žiadnych okolností neprezradiť a prípadnú stratu alebo odcudzenie okamžite nahlásiť.

1x a dosť v praxi

V praxi je stále bežné, že štát žiada od občana údaje a potvrdenia, ktoré sám pozná. Takéto prípady by mal riešiť princíp “1 krát a dosť”, ktorý hovorí, že štát nemôže žiadať od občana žiadne údaje, ktoré sám vie. Formálne je však situácia komplikovanejšia a vhodné poznať svoje práva a povinnosti štátu v týchto prípadoch.

Princíp “1 krát a dosť” upravujú dva zákony (zákon o e-governmente a “antibyrokratický zákon”) pričom môžu existovať aj výnimky v osobitných zákonoch, ktoré môžu ich účinok limitovať. Všeobecne je možné sa odvolať na tieto prípady:

Tip: Ak v žiadosti takéto údaje zámerne neuvádzate, je vhodné uviesť, podľa akého zákona a paragrafu je povinnosťou úradu tieto údaje získať svojpomocne. Šetríte tak čas sebe a dávate úradníkovi najavo, že poznáte ich povinnosti.

Úrad nesmie žiadať výpisy a potvrdenia, ktoré upravuje antibyrokratický zákon (177/2018)

  1. výpis z obchodného registra
  2. výpis z živnostenského registra
  3. výpis z katastra nehnuteľností
  4. výpis z registra trestov
  5. potvrdenie o návšteve školy
  6. potvrdenia o nedoplatkoch na zdravotnom poistení, sociálnom poistení, daniach a cle
  7. potvrdenia o poberaní dôchodkových a nemocenských dávok
  8. rodný list
  9. sobášny list
  10. úmrtný list
  11. potvrdenie o pobyte
  12. potvrdenie o pridelení IČO
  13. potvrdenia o tom, že subjekt nie je v konkurze, reštrukturalizácii alebo na neho nie je vyhlásený konkurz
  14. potvrdenie zo zoznamu advokátov
  15. potvrdenie o tom, že subjekt nie je v exekúcii
  16. potvrdenie z centrálneho registra hospodárskych zvierat
  17. potvrdenie o poberaní osobitného príspevku baníkom
  18. potvrdenie z evidencie uchádzačov o zamestnanie
  19. potvrdenie o dávkach v hmotnej núdzi
  20. potvrdenie o ťažkom zdravotnom postihnutí

Tip: Ak od vás úrad tieto výpisy alebo potvrdenia žiada, môžete to nahlásiť na stránke www.stopbyrokracii.sk alebo www.lepsiesluzby.sk

Úrad nesmie žiadať údaje, ktoré sú mu známe z jeho činnosti (305/2013 §17 5a)

Toto v praxi znamená, že ak ste úradu už uviedli akékoľvek skutočnosti (napríklad potvrdenia) či údaje alebo ich sám už eviduje, nemôže ich od vás žiadať znova.

Úrad nesmie žiadať referenčné údaje (305/2013 §17 5a)

Referenčné registre obsahujú referenčné údaje, ktoré sú uvedené v metainformačnom systéme MetaIS. Úrady nesmú žiadať tieto údaje, pokiaľ je známy identifikátor referenčného údaja. Zároveň platí, že svoje evidencie musia upraviť tak, aby referenčné registre a údaje v nich využívali. Vyhlásených referenčných registrov je momentálne len málo, no napriek tomu väčšina úradov údaje v nich obsiahnuté zvykne (protizákonne) žiadať.

  1. Register právnických osôb, podnikateľov a orgánov verejnej moci - IČO (identifikátor), obchodné meno, adresa, štatutárny orgán, vklady a ďalšie.
  2. Register fyzických osôb - meno, priezvisko a rodné číslo (ako identifikátor), dátum narodenia, miesto narodenia, pohlavie, rodinný stav, adresa trvalého a prechodného pobytu, osobné údaje manželky, matky, otca a detí, číslo a séria občianskeho preukazu a cestovného dokladu a ďalšie.
  3. Register daňových subjektov - identifikátor subjektu (napr. IČO), IČ-DPH
  4. Register adries - identifikátor adresy, kraj, obec, okres, časť obec, ulica, orientačné a súpisné číslo.
  5. Informačný systém služieb zamestnanosti - meno, priezvisko a rodné číslo (ako identifikátor), dátum zaradenia a vyradenia uchádzača o zamestnanie do/z evidencie.